Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Planungsstand: "Der Ablauf ist geplant. Die Schritte sind logisch und führen zum Ziel."

Der Ablauf zeigt das logische und verbindliche Vorgehen, wie von einer gegebenen Ausgangslage ein bestimmte Ziel erreicht wird. Die anfängliche Vorstellung des Ablaufes wird in einem Ablaufplan festgehalten, der schließlich durch die entsprechenden organisatorischen und sonstigen Maßnahmen umgesetzt werden kann bzw. auch wird.

Für den Ablauf werden festgelegt z.B.

1. die Termine, Beginn und Ende,
2. die Fristen,
3. die Dauer,
4. die Methoden,
5. die Verfahren,
6. die Ereignisse,
7. die Prozesse,
8. die Leistungsorte,
9. die Logistik,
10. die Übergaben an den Schnittstellen.

Ermittelt werden ferner z.B.

1. die Engpässe,
2. die Überschneidungen,
3. die Schnittstellen, Übergangsstellen, Übergabestellen,
4. die wechselseitigen Abhängigkeiten,
5. der kritische Pfad,
6. die Leerzeiten (Zeiten ohne Leistungsmöglichkeiten),
7. die Pufferzeiten, Zeitreserven,
8. die erforderlichen Anleitungen,
9. die Einweisungen,
10. die notwendigen und die vermeidbaren Konflikte.

Der Ablauf ist jeweils gesondert und insgesamt zu sichern für z.B.

1. das Projekt,
2. das Projektmanagement,
3. die Abstimmungen,
4. die Koordinationen,
5. die Information und Kommunikation,
6. die Beschaffungen,
7. die Beauftragungen,
8. die Entscheidungen,
9. das Berichtswesen,
10. die Regelung und Steuerung aller Abläufe.

Zum Ablauf gehören auch die Abläufe von z.B.:

1. Abnahmen von Leistungen,
2. Abrechnungen,
3. Freigaben,
4. Bezahlungen,
5. Qualitätssicherung,
6. Kontrollen,
7. Reklamationen,
8. Sanktionen,
9. Beschaffungen,
10. Besprechungen.

Mahnungen:

Es kommt darauf an, jeden Ablauf konsequent vom Start bis zum Ende durchzudenken und zu strukturieren. Nur wenn die Vorstellungen gelingen, dass durch den Ablauf alles am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt durch die richtigen Leute in der richtigen Art und Weise erledigt wird, ist der Ablauf gesichert.

Weiter ist es wichtig zu prüfen, ob die im Ablauf vorgesehenen Ergebnisse auch geschehen.

Alle Betroffenen und Beteiligten haben in der Regel eine mehr oder wenige klare Vorstellung, wie z.B. das Projekt und das Projektmanagement ablaufen müsse. Nur manchmal stimmen die Ideen auch überein.

...und die Moral von der Geschichte oder: Was ist das Ergebnis?

Nichts dem Zufall überlassen: Er tritt häufig genug auf!

Die Naturgesetze und die Psychologie lassen sich in den Abläufen gut beobachten, aber nicht ändern. Erkannte Unrundungen, Störfelder und Störungsursachen und Engpässe in den Abläufen sind besonders sorgfältig zu betrachten und zu organisieren.

Das Ergebnis des Ablaufes ist die zweifelsfreie Vorstellung, dass das Projekt mit dem Projektmanagement in der vorgesehenen Art und Weise die Ziele und die Ergebnisse erreichen werden. Die Schrittfolgen sind plausibel, logisch, koordiniert und bauen systematisch aufeinander auf, führen die bisherigen Ergebnisse weiter bzw. ergänzen sie.

Die vorgesehenen Abläufe sind immer den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Diese Arbeit wird oft als "Trouble Shooting" bezeichnet und gelingt um so besser, je besser konkrete und brauchbare sowie aktualisierte Planungen zur Verfügung stehen.